Pembahasan basis data sangat baik jika langsung memulai dengan suatu
studi kasus tertentu. Gunanya untuk mengetahui bagaimana basis data
berperan di dalamnya. Permasalahan dimulai dari suatu perusahaan yang
bernama X. Perusahaan ini memiliki skema pembuatan laporan gajian
seperti di bawah.
Seorang pegawai akan menuliskan laporan gajian dengan aplikasi yang
ada. Data yang dibutuhkannya adalah berkas gajian dan berkas pegawai.
Untuk skema pertama cukup seperti skema di atas. Kemudian beralih ke
skema kedua dimana masih dalam perusahaan yang sama, yaitu perusahaan X.
Skema disini bukan skema laporan penggajian namun skema laporan
pelatihan perusahaan.
Gambar diatas menggambarkan skema pembuatan laporan pelatihan dengan
menggunakan aplikasi pelatihan tertentu untuk mengolah data berkas
pegawai dan berkas pelatihan. Di skema pertama belum muncul masalah.
Kenapa? Karena skema pertama masih sederahana. Sementara ketika beranjak
di skema kedua, sudah nampak permasalahan yang muncul. Apa masalahnya?
Karena dalam dua skema yang berbeda menggunakan satu data yang sama,
yaitu berkas pegawai. Jika kedua skema di atas diselesaikan secara
parsial tentu harus dibuat dua data pegawai yang berbeda. Ini jelas
tidak efisien bagi perusahaan. Lalu bagaimana seharusnya?
Seharusnya kedua skema atau barangkali lebih dari dua skema bisa
mengakses data yang sama saja. Secara lebih kasar tergambar di bawah.
Gambar di atas masih sangat kasar dibandingkan permasalahan realitas
yang ada di perusahaan yang ada sebenarnya. Sampai disini terlihat
bagaimana peran basis data yang menyimpan data berkas gaji. Dengan basis
data itu, apabila ada suatu skema lagi yang membutuhkan berkas gaji
tinggal mengambil dari basis data. Jadi secara lebih halus tergambar di
bawah.
Gambar di atas memperlihatkan bagaimana database diterapkan pada
perusahaan X. Dengan database, pegawai cukup mengambil data itu untuk
mengolahnya menjadi laporan dengan aplikasi yang berbeda-beda. DBMS
singkatan dari Database Management System adalah suatu software yang
langsung berhubungan dengan basis data yang tersimpan. Sampai disini
cukuplah menggambarkan bagaimana basis data itu.
Sebelum membahas mengenai basis data lebih dalam, perlu diketahui definisi dari data. Data ada yang mengartikan
1. Fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
2. Fakta mengenai obyek, orang, dll.
Dinyatakan dengan dapat dinyatakan dengan nilai angka, deretan karakter, atau symbol.
3. Data terdiri dari :
Elemen data : satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna
Rekaman (Record) : gabungan sejumlah elemen data yang saling berhubungan.
Berkas (file) : kumpulan dari record-record yang bertipe sama.
4. Contoh : data mahasiswa, dosen, dll
Menurut Ramakrisnan, pengertian basis data ialah kumpulan data-data yang
secara khusus menggambarkan aktivitas satu atau lebih pengaturan yang
saling terhubung. Contohnya basis data tentang universitas mengandung
informasi seperti berikut:
• Entities atau Entitas seperti mahasiswa, fakultas, kuliah, dan ruang kelas
• Relationship, disini diartikan sebagai hubungan antar entitas.
Contohnya fakultas mengajarkan kuliah atau penggunaan ruangan untuk
kuliah atau juga mahasiswa-mahasiswa yang ada pada satu mata kuliah
Sementara menurut Rebecca M Riordan, secara terminologi atau bahasa,
basis data hampir sejalan dengan aturan object-oriented programming atau
pemrograman berbasis objek. Kata-kata basis data dapat digunakan untuk
menggambarkan apapun dari suatu himpunan tunggal data, contohnya seperti
daftar nomor telepon.
Mengapa Basis Data perlu diterapkan? Pembahasan sebenarnya sudah
dijabarkan di awal namun ini bermanfaat memperkaya wacana yang ada.
Subhan dalam artikelnya yang diterbitkan oleh ilmukomputer.com mencoba
membandingkan model file base system dengan database management system
(DBMS) yaitu perbandingan manajemen sistem berdasar file dan manajemen
sistem berdasar basis data. Ia mencoba membandingkan antara kedua metode
itu untuk memperlihatkan secara eksplisit perlunya penggunaan DBMS.
Menurut Subhan, file base system digambarkan seperti di atas. Ia
menjelaskan, dari gambar tersebut terlihat database sales hanya dapat
dikenali oleh sales.Sehingga tidak dapat diakses selain sales. Di dalam
database sales sendiri terdapat berbagai macam data dimana contohnya
terdiri dari data BarangSewa, PemilikUtama, PenyewaBarang
Secara eksplisit Subhan menggambarkan keterbatasan file base system yaitu:
1. Data Terbatas, artinya data seharusnya dapat berhubungan satu
dengan yang lainnya tetapi dikotak-kotakan sehingga data tidak mengenal
satu dengan lainnya.
2. Boros Data, data yang sama diakses oleh program yang berbeda-beda
sehingga membuang kapasitas daya tampung serta format file yang
berbeda.
3. Ketergantungan data, struktur file digambarkan didalam kode
program. Maksudnya data tersebut bersifat kaku, ketika coding Komunitas
eLearning IlmuKomputer.Com menuliskan data berjumlah ‘4’ jumlah data di
filebase pun berjumlah‘4’.
4. Format File yang mendukung terbatas, penulisan file berbeda bahasa tidak dapat diakses 1 sama lain.
5. Terbatasnya fungsi-fungsi, maksudnya program ditulis untuk
fungsi-fungsi tertentu. Jika dibutuhkan data baru maka perlu adanya
sebuah program baru juga.
Setelah Subhan menjelaskan secara eksplisit kelemahan dari sistem di
atas selanjutnya ia menjelaskan tentang database atau basis data.
Menurutnya dengan adanya basis data, data dapat diolah secara
bersama-sama dan saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya.
Selain itu penggunaan manajemen khusus akan memberikan akses kontrol
yang luas pada data tersebut.
Gambar di atas adalah gambaran Subhan tentang basis data. Terlihat di
gambar untuk data yang sama memiliki akses lebih luas baik melalui
sales atau contract. Tentunya dengan konsep tersebut, media penyimpanan
suatu data akan jauh lebih berkurang karena tidak membutuhkan duplikasi
data. Konsep dan penjelasan Subhan itu sekiranya sudah cukup untuk
menjelaskan pentingnya basis data.
Dimana saja Peran Database? Kapan Database diperlukan?
Menurut Faisal Akib dalam artikelnya di teknik-informatika.com basis
data memiliki peranan penting di suatu organisasi. Sehingga basis data
banyak dimanfaatkan dalam sejumlah tujuan yang mendukung tujuan utama
organisasi. Peranan utamanya diantaranya:
• Ketersediaan (availability) : basis data harus ditata dengan
sehingga data selalu tersedia ketika diperlukan. Dengan adanya basis
data, data dapat tersimpan pada suatu media penyimpanan sehingga dengan
mudah dapat diambil kembali
• Kecepatan dan kemudahan (speed) : basis data harus bisa menjamin
bahwa data dapat diakses dengan mudah dan cepat ketika diperlukan.
• Kelengkapan (completeness) : data yang tersimpan dalam basis data
harus lengkap, dengan kata lain dapat melayani semua kebutuhan
penggunanya, walaupun kata lengkap adalah relatif terhadap kebutuhan
setiap orang, namun basis data perlu menjamin kemudahan dalam menambah
koleksi data dan menjamin kemudahan dalam memodifikasi struktur data
seperti penambahan field-field data.
• Keakuratan (accuracy) : data dalam file-file basis data ditata
sedemikian rupa sehingga dapat menekan kesalahan-kesalahan pada saat
pemasukan (data entry) atau pada penyimpanan (datastore).
• Keamanan (security) : sistem basis data yang baik pasti menyediakan
fasilitas pengamanan data sehingga data tertentu tidak dapat diakses,
dimodifikasi, diubah, atau dihapus oleh orang yang tidak diberi hak. Hak
akses suatu data pun juga dibag-bagi.
• Pemakaian bersama (data sharing) : basis data umum-nya dirancang
agar dapat digunakan oleh berbagai unit kerja, dan tidak terbatas pada
satu pemakai, pada satu lokasi, atau satu aplikasi saja.
• Effisiensi penyimpanan (space/storage efficiency) : organisasi
basis data dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menghindari duplikasi
data (redundancy), karena duplikasi data memperbesar ruang penyimpanan
seperti konsep file base system yang memboroskan ruang memori.
Melihat peran-peran dari basis data di atas, kita dapat mengamati
bidang-bidang apa saja yang secara langsung terkait dengan peran itu.
Secara teknis bidang-bidang fungsional organisasi yang telah umum
menerapkan sistem basis data demi efisiensi, keamanan, keakuratan, dan
kecepatan serta kemudahan dalam pengelolaan data, antara lain adalah:
• Kepegawaian (personalia)
• Pergudangan (inventaris)
• Akuntansi (keuangan)
• Reservasi (pemesanan tiket, kamar hotel, dsb)
• Layanan pelanggan (customer services)
• Penjualan (point of sale di supermarket)
• dan sebagainya
Organisasi yang telah menerapkan basis data dan berhasil meningkatkan kinerja organisasi, antara lain:
• Perbankan
• Asuransi
• Pendidikan / sekolah
• Swalayan
• Rumah sakit
• Biro perjalanan
• Industri / manufaktur
• Telekomunikasi
• dan lain lain
Sementara itu, kapan database diterapkan bergantung dari kebutuhan
organisasi dalam pengelolaan data itu sendiri. Basis data akan
dibutuhkan jika organisasi membutuhkan data yang terkonsep Ketersediaan
(availability), Kecepatan dan kemudahan (speed), Kelengkapan
(completeness), Keamanan (security), Keakuratan (accuracy), Pemakaian
bersama (data sharing), Effisiensi penyimpanan (space/storage
efficiency). Dimana penjelasan masing-masing poin telah dijelaskan dalam
pargraf sebelumnya.
Siapa saja yang menggunakan basis data?
Sangat bermacam-macam orang yang berhubungan dengan database baik secara
langsung atau tidak. Yang secara jelas berhubungan dengan database
adalah database implementator yaitu pembuat software DBMS
(Ramakrishnan, 2007). Sementara ada juga yang disebut pengguna akhir,
yaitu orang yang menyimpan dan menggunakan software DBMS untuk mengakses
database. Masih menurut Ramakrishnan, biasanya database implementator
bekerja pada suatu vendor semacam IBM atau Oracle.
Tetapi selain pembagian seperti Ramakrishnan di atas, dari pengguna
database itu sendiri ada yang membagi database menjadi seperti di bawah.
1. Programmer Aplikasi yaitu pemakai yang berinteraksi dengan basis
data melalui Data Manipulation Language (DML), yang dibuat dengan bahasa
C, Cobol dan lainnya.
2. User Mahir yaitu pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa
menulis modul program. Mereka menyatakan query (untuk akses data) dengan
bahasa query yang telah disediakan oleh DBMS.
3. Naive User yaitu pemakai yang tidak berpengalaman, berinteraksi
dengan sistem tanpa menulis program, tinggal menjalankan satu menu dan
memilih proses yang telah ada atau telah dibuat sebelumnya oleh
programmer.
4. User khusus yaitu pemakai yang menulis aplikasi basis data non
konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus, seperti untuk
aplikasi AI, sistem pakar, pengolahan citra dll.
Walau menurut berbagai sumber yang dihimpun memiliki pembagian
bermacam-macam, pada dasarnya pembagian secara garis besar ada tiga.
Yaitu yang langsung berhubungan dengan database, kedua, pembuat aplikasi
DBMS, ketiga, pengguna aplikasi DBMS hal ini yang diungkap Arief Andy
Soebroto dalam salah satu slidenya.
• Pemakai Akhir
– Pemakai Aplikasi (Native User)
Orang yang mengoperasikan program aplikasi dari pemrogram aplikasi
– Pemakai Interaktif (Sophisticated User)
Pemakai yang berinteraksi secara langsung dengan DBMS
• Pemrogram Aplikasi
– Orang yang membuat program aplikasi yang melibatkan basis data
• Administrator Basis Data (DBA)
– Orang yang bertanggung jawab terhadap manajemen basis data
– Tugas Administrator basis data
• Mendefinisikan basis data
• Mendefinisikan struktur dan metode akses penyimpan
• Menentukan keamanan basis data
• Melakukan pemeliharaan basis data secara rutin
